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Administration

Coordinatrice/eur des secrétariats médicaux

Parue le : 17/04/19
Référence : PUBLIDIA-FHF133370
Localisation : Creuse
Recruteur : Centre Hospitalier de GUERET GUERET
Cadre d'emploi : Attaché d'administration hospitalière - Catégorie A

La/le coordinatrice/eur des secrétariats médicaux assure, sous l’animation du directeur adjoint chargé des finances et en lien avec les médecins chefs de pôles, chefs de services et l’encadrement soignant, l’organisation et la coordination des secrétariats médicaux (46 agents répartis dans 22 secrétariats).

Il/elle est l’interlocuteur privilégié des professionnels des secrétariats et des responsables des services (médicaux, soignants, administratifs). Il/elle veille à la qualité et l’efficacité des prestations fournies

Relations hiérarchiques :
- Directeur adjoint chargé des finances par délégation

Relations fonctionnelles :
- Chefs de pôles, chefs de services et médecins ;
- Autres directions fonctionnelles et direction des soins ;
- Cadres collaborateurs de pôles, cadres de santé, cadre sage-femme ;
- Médecin DIM et service des archives ;
- Bureau des entrées / facturation
- Professionnels des secrétariats médicaux.

Conditions de recrutement :
- temps plein de jour en repos fixes ;
- forfait cadre (28 CA + 19 RTT) ;
- mutation ou détachement pour les titulaires de la fonction publique ; rémunération selon grille indiciaire ;
- pour les non titulaires de la fonction publique : CDI avec période d’essai de 4 mois renouvelable ; grade et rémunération selon profil et expérience ;
- poste à pourvoir immédiatement.

Champs d'activités :

Tous les secrétariats médicaux de l’hôpital (MCO hospitalisations et consultations externes ; plateau technique : imagerie, laboratoires, pharmacie ; hébergement : EHPAD et USLD ; SSR ; Urgences)

Missions :

- Assurer la gestion et l’encadrement hiérarchique des assistantes médico administratives (gestion des plannings, des absences et des remplacements, en lien avec les interlocuteurs fonctionnels ; recrutement et gestion des mobilités en lien avec la DRH ; évaluation des agents et accompagnement de leurs projets professionnels ; accueil des stagiaires et étudiants) ;

- Animer la cohésion et la vie d’équipe des secrétaires médicales ;

- Conseiller la direction concernant l’organisation et les activités des secrétariats médicaux, notamment sur la répartition adaptée des moyens, le circuit des informations et l’harmonisation des conditions de travail ;

- Contrôler et assurer le suivi de la qualité des prestations, des bonnes pratiques professionnelles et mettre en œuvre des actions correctrices ;

- Liens avec le médecin DIM afin de diffuser et maintenir dans les secrétariats médicaux des pratiques permettant le meilleur recueil des données d’activité et médico-administratives;

- Elaborer et diffuser des outils et méthodes de travail communs, notamment en formalisant les processus relatifs aux secrétariats médicaux ;

- S’assurer de la formation des personnels à ces outils et méthodes de travail et garantir leur application ;

- Etre référent des secrétariats médicaux sur l’utilisation et le paramétrage des outils informatiques et outils de bureautique médicale utilisés par les secrétariats médicaux ;

- Participer aux déploiements en cours et à venir des outils numériques et informatiques utilisés dans les secrétariats médicaux (dossier patient informatisé, dictée numérique et reconnaissance vocale, prise de RDV en ligne…) ;

- Rédaction d’un rapport annuel d’activité

Profil requis :

- Diplôme/correspondance statutaire :
- Expertise dans le secrétariat médical hospitalier et l’utilisation des outils de bureautique médicale ;
- Expérience d’encadrement ;
- Diplôme niveau II (bac+3) ou concours d’attaché d’administration hospitalière

Connaissances, compétences et qualités requises :
o Discrétion et loyauté, capacité à rendre compte
o Sens de l’organisation et rigueur
o Diplomatie
o Esprit d’initiative et de curiosité
o Capacités d’adaptation
o Autonomie et esprit d’équipe
o Animation et mobilisation d’équipe
o Savoir accompagner le changement
o Gestion des conflits

Pour tout renseignement, contacter M Vincent ROZAIN, directeur adjoint, au 05 55 51 70 90.
Vous pouvez adresser votre candidature à :
Centre hospitalier de Guéret
Monsieur le directeur
39 avenue de la sénatorerie
23011 GUERET CEDEX

ou v.rozain@ch-gueret.fr et secdrh@ch-gueret.fr

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Pour connaître les détails afin de postuler à cette annonce, veuillez vous référer à la description du poste.

annonce publiée en partenariat avec la Fédération hospitalière de France (FHF)

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