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Administration

GESTIONNAIRE APPUI AU PILOTAGE ET COORDINATION ADMINISTRATIVE - CDD 6 MOIS H/F

Parue le : 05/08/19
Clôture des candidatures le 25/08/19
Référence : PUBLIDIA-2316
Localisation : Lille
Cadre d'emploi : rédacteur territorial - Catégorie B

La Métropole européenne de Lille  recrute un Gestionnaire appui au pilotage et coordination administrative en cdd de 6 mois.

 

Missions

 

Placé.e sous l’autorité de la cheffe de service, le.a gestionnaire sera principalement chargé.e de:

 

Contribuer à la réalisation d’une relation à l’usager de qualité par le service, par un appui au pilotage de l’activité, par la circulation de l’information, par la mise en œuvre des plans d’amélioration et par l’interface avec les partenaires internes

  • Appui à la gestion des moyens matériels et humains pour une organisation fonctionnelle et efficace des activités d’accueil du public
  • Soutenir les actions de changement à l’échelle du service et assurer le suivi des décisions  

 

Appui administratif à la gestion et l’organisation des effectifs :

  • Saisir les présences et absences et tenir un planning prévisionnel
  • Faire des propositions de planning en cas d’absences prévues ou imprévues en veillant à la qualité de l’accueil et à la répartition de la charge de travail entre chargés d’accueil
  • Recenser les besoins de formations exprimés par les agents (assurer le suivi administratif du recyclage de compétences spécifiques)
  • Recenser les formations déjà effectuées dans la perspective des entretiens professionnels annuels (EPA)
  • Elaborer le planning des EPA
  • Faciliter l’arrivée de nouveaux agents dans le service

 

Appui administratif à la gestion budgétaire :

  • Aide à l’élaboration et suivi des commandes liées à l’activité d’accueil (notamment mobilier spécifique et dotation vestimentaire) en lien avec les services de la direction Achats et Logistique
  • Aide à l’élaboration, au suivi et à l’exécution des marchés publics du service en lien avec les CPA/CSP

 

Appui à la qualité de la relation usagers et à la coordination de la relation usagers avec les partenaires internes :

  • Renforcer les agents d’accueil en cas d’absence et de situation complexe d’accueil
  • Conseiller les agents d’accueil dans leurs activités quotidiennes,
  • Veiller à l’harmonisation des procédures et pratiques
  • Assurer la mise à jour des fiches pratiques contact-info (principaux outils des agents d’accueil)
  • Contrôle et suivi des tableaux de bord d'activité et de qualité et harmonisation des saisies dans la perspective de leur traitement et gestion le cas échéant des erreurs de saisie
  • Identifier des demandes nouvelles et objectiver avec les agents d’accueil les problèmes rencontrés dans le cadre de leur activité d’accueil pour un reporting efficace vers la cheffe de service
  • Préparation et suivi des réunions de service (réservation de salle, organisation de la permanence à l’accueil, compte rendu de réunion et suivi des décisions prises par la cheffe de service)
  • Interface avec les partenaires internes (préparation et organisation des points d'actualité avec les services les plus générateurs d'appels téléphoniques, préparation et organisation de points de vigilance ou de crise si nécessaire)
  • Etudier avec les agents les améliorations permanentes dans la réalisation des activités et faire des propositions (procédures, matériel, système d’information, …)

 

Accompagner le personnel vers de nouvelles pratiques qualité, de nouveaux outils (téléphonie/GRU/tableaux de bord d’activité)

Profil

 

  • De niveau Bac+2 - Contrat à durée déterminée de 6 mois - Rémunération nette par mois 1320€
  • Vous avez le sens du service public. Vous avez des connaissances relatives aux compétences et services de la MEL, à son fonctionnement, ses pratiques et son organisation. Votre curiosité vous amène à mieux les appréhender en continu.
  • idéalement vous connaissez les principes et règles de la comptabilité publique. Ainsi que le code des marchés publics.
  • Vous êtes force de proposition et de créativité.
  • Vous êtes autonome dans vos missions.
  • Vous présentez un fort intérêt pour le travail en équipe et en mode transversal.
  • Vous avez un bon niveau rédactionnel et vous maîtrisez les outils bureautiques.
  • Doté.e d'un bon relationnel, vous faites preuve de pédagogie et vous vous adaptez facilement à des interlocuteurs divers.
  • Votre réactivité, votre rigueur et votre capacité d’adaptation seront nécessaires pour mener à bien vos missions.

 

Modalités d'exercice

  • La Métropole Européenne de Lille lutte contre toutes les formes de discrimination, vise à diversifier ses candidatures et reconnaît tous les talents.
  • Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
  • Ce poste est à pourvoir le plus rapidement possible. 


POSTULER :

Vous pouvez postuler en ligne sous la référence PUBLIDIA-2316

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