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Administration

SECRETAIRE / ASSISTANT DE DIRECTION H/F

Parue le : 09/12/19
Clôture des candidatures le 09/02/20
Référence : PUBLIDIA-P5E048
Localisation : Montrouge
Recruteur : Faculté de chirurgie dentaire Paris Descartes
Cadre d'emploi : secrétaire administratif d'Etat - Catégorie B

La faculté de chirurgie dentaire Paris Descartes recrute une Secrétaire / assistante de Direction en cdd de 10 mois.

 

Le / La Secre?taire / Assistant(e) de Direction coordonne et/ou re?alise, de manie?re polyvalente et autonome, des activite?s de gestion administrative au sein de la Direction (compose?e du Doyen, de 5 vice-doyens, de la Cheffe des services administratifs) de la Faculte? de Chirurgie Dentaire.


Elle assiste le Doyen de la composante et la Cheffe des services administratifs et techniques dans l’organisation quotidienne de leur travail.


Missions du poste

  • Assister le doyen et la cheffe des services administratifs et techniques dans l’exercice de leurs fonctions ;
  • Assurer la gestion du secrétariat du doyen et de la chef des services administratifs et techniques ;
  • Participer et/ou assurer l’instruction de dossiers complexes en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière ;
  • Assurer l'accueil physique, téléphonique et par courriel des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers) ;
  • Gérer la planification collective, les agendas, les déplacements et l’organisation des réunions du service, en contrôlant les échéances ;
  • Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion ;
  • Réaliser et alimenter des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif et financier, produire des bilans et des statistiques ;
  • Proposer et concevoir des outils de gestion administrative ;
  • Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques) ;
  • Répondre aux demandes d'informations, communiquer avec les autres services de la structure et les partenaires extérieurs ;
  • Accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure ;
  • Sélectionner et assurer la circulation de l'information en interne et en externe ;
  • Suivre l’évolution de la réglementation sur l’ensemble d’un domaine de gestion, assurer une veille juridique ;
  • Réaliser les comptes rendus du conseil plénier de la structure (secrétaire de séance) ;
  • Missions transversales ;
  • Référente de la GED pour la Faculté ;
  • Référente Elections universitaires et facultaires ;
  • Référente auprès du gérant du restaurant inter-entreprises ELIOR

PROFIL

Compétences et aptitudes professionnelles requises

  • Connaissance générale des techniques de secrétariat et de la gestion administrative (savoir apporter une réponse personnalisée, réaliser des synthèses, rédiger et mettre en forme des documents, etc.) ;
  • Notions de base en gestion budgétaire et comptable ;
  • Connaître l’organisation, le fonctionnement et l’activité d’un établissement d’enseignement supérieur ;
  • Rédiger et mettre en forme les documents ;
  • Vérifier les informations ;
  • Polyvalence ;
  • Esprit de synthèse ;
  • Savoir informer et rendre compte ;
  • Evaluer et hiérarchiser les besoins ;
  • Planifier et respecter les délais
  • Faire preuve de discrétion
  • Respect de la confidentialité
  • Réactivité
  • Forte capacité d’adaptation
  • Sens de l’organisation et de l’anticipation
  • Sens de l’initiative
  • Force de proposition
  • Sens relationnel, aptitude au dialogue (travail en équipe, en relation avec les différents services de la composante)

 

 
Outils spécifiques
  • Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et logiciels spécifiques à l’activité
     
     

Formation et expérience nécessaires

  • Modes de fonctionnement des administrations publiques ;
  • Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention ;
  • Droit des examens et concours ;
  • Environnement et réseaux professionnels ;
  • Techniques de documentation ;
  • Très bonnes capacités d’expression écrite et orale ;
  • Culture internet ;
  • Techniques de communication ;
  • Classement, archivage ;
  • Bonne connaissance et pratique de l’anglais (contact fournisseurs étrangers)

 


Contraintes du poste

  • Grande disponibilité
  • Pics d’activités réguliers mais pouvant être imprévisibles en fonction des périodes

 

Cadre de l’offre d’emploi :

  • Cate?gorie BBAP J
  • Corps ITRF et AENES
  • Quotite? de travail : 100 %

POSTULER :

Merci d'envoyer votre dossier par email sous la référence PUBLIDIA-P5E048

 

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