Toutes les administrations publiques emploient des adjoints administratifs avec ou sans concours. Ils représentent le plus fort contingent d'agents dans les trois fonctions publiques.

Les missions de l'adjoint administratif selon les fonctions publiques

L'adjoint administratif d'Etat est chargé de diverses tâches administratives d'exécution. Il gère le courrier papier et électronique, répond au téléphone, traite et classe des documents, suit et met en forme des dossiers administratifs, diffuse des informations, réceptionne et vérifie des pièces comptables... Il peut aussi être amené à accueillir, orienter et renseigner le public. Les missions varient selon que l'agent travaille dans des ministères ou des administrations déconcentrées. Par exemple, en poste dans un consulat ou une ambassade pour le compte du ministère des Affaires étrangères, il s'occupe des affaires consulaires, assiste les Français de l'étranger, instruit les demandes de visas des étrangers désireux de se rendre en France. En préfecture, il délivre des titres administratifs : carte nationale d'identité, titre de séjour, cartes grises, permis de conduire, passeports, etc. En tant qu'adjoint administratif de l'Education nationale, il peut gérer le secrétariat d'un collège ou d'un lycée.

Attention : l'adjoint administratif d'Etat ne doit pas être confondu avec le secrétaire administratif d'Etat. Le premier est un agent de catégorie C, il se retrouve souvent sous la responsabilité du second qui est un fonctionnaire de catégorie B diplômé au minimum du Bac.

L'adjoint administratif territorial effectue un travail varié et dépendant de son lieu d'exercice : mairie, office public d'HLM, centre communal d'action sociale, service départemental d'incendie et de secours, conseil général, conseil régional... Dans une commune de moins de 2000 habitant, il fait office de secrétaire de mairie. Au sein de la direction des ressources humaines d'une collectivité, il gère et met à jour le fichier du personnel, suit les dossiers administratifs liés à la carrière des agents, peut aussi s'occuper de la gestion de la paie. On le trouve également à l'accueil d'une bibliothèque ou d'une médiathèque municipale. Il renseigne le public, gère les inscriptions, prêts et retours de livres et documents multimédia, s'occupe de leur entretien. Il peut être amené à participer à l'acquisition et à la promotion des collections, à l'organisation d'actions culturelles. Chargé d'accueil, il est posté au guichet d'une collectivité où il oriente et renseigne le public. Rattaché à un service social, culturel ou sportif, il prend en charge son secrétariat et/ou sa comptabilité.

L'adjoint administratif hospitalier s'occupe de diverses tâches de secrétariat selon son lieu d'affectation. A la direction générale d'un hôpital, il assure la gestion quotidienne et le suivi de dossiers techniques : admissions des malades, frais de séjour, contrats de travail des agents... Au service des admissions et consultations externes, il accueille le public, remplit leur dossier informatique, prépare et édite les factures pour les malades et les organismes payeurs (sécurité sociale, mutuelles), tient à jour la facturation... Il peut aussi être affecté à la cuisine ou à la blanchisserie d'un hôpital pour prendre en charge les appels téléphoniques, le courrier, la facturation, les documents techniques : procédures, statistiques, inventaires...

Avantages et inconvénients du métier d'adjoint administratif

Cet agent représente le pivot administratif d'une direction ou d'un service. Il est en contact direct avec des agents de différents services, des encadrants, des prestataires externes, des élus s'il est employé dans une collectivité, de la population s'il occupe une fonction d'accueil. Le travail de bureau peut être quelque fois répétitif et son autonomie relativement faible. Ses missions sont définies et suivies par son supérieur hiérarchique. Dans une collectivité territoriale, il travaille sous la responsabilité d'un rédacteur ou d'un attaché territorial. A l'Etat ou à l'hôpital, il est suivi par l'assistant de direction ou le cadre du service.

Face aux usagers, il doit se montrer disponible et peut se retrouver dans des situations relationnelles délicates, imprévues, voire stressantes. Ses horaires de travail sont liés à l'accueil du public. Ils sont plus réguliers lorsqu'il effectue un travail de bureau.

Le salaire de l'adjoint administratif par fonction publique

L'adjoint administratif est un agent de catégorie C. En 2015, sa rémunération en début de carrière est de :

- 1504,56 euros brut par mois dans la fonction publique territoriale

- 1504,56 euros brut par mois dans la fonction publique d'Etat

- 1504,56 euros brut par mois dans la fonction publique hospitalière

- 1540,81 euros brut par mois à la Ville de Paris

Quelques concours d'adjoint administratif

Aucun diplôme n'est exigé pour se présenter au concours d'adjoint administratif. Il n'existe pas non plus de condition d'âge. Le concours est organisé par les centres de gestion départementaux de la fonction publique territoriale, la Ville de Paris, la Police nationale, l'Education nationale, le ministère de l'Intérieur, l'INSEE, les établissements hospitaliers...

Les épreuves écrites du concours nécessitent d'avoir une bonne connaissance du français et des mathématiques de la fin de la classe de troisième. Les épreuves orales sont différentes selon que l'on passe le concours de la fonction publique d'Etat ou de la fonction publique territoriale.

Dans la fonction publique d'Etat, certains concours offrent le choix d'options : administration générale (accueil du public, gestion des appels téléphoniques, classement de documents...), administration et dactylographie (transcription d'un texte administratif manuscrit ou dactylographié sur l'ordinateur). Une épreuve de langue vivante étrangère est réservée aux candidats du ministère des Affaires étrangères.

Pour des raisons économiques, les ministères organisent une fois par an des concours "communs" d'adjoint administratif. Les candidats qui réussissent sont affectés dans l'une des administrations organisatrices (à Paris ou en province) en fonction de leur rang de classement et du nombre de places.

Le concours commun d'adjoint administratif de l'Etat

Le concours adjoint administratif de Chancellerie du ministère des Affaires étrangères

Le concours adjoint administratif du ministère de la Défense

Le concours adjoint administratif de la Préfecture de Police de Paris

Le concours adjoint administratif de l'Insee

Dans la fonction publique territoriale, le candidat doit choisir une épreuve facultative : traduire par écrit un texte dans une langue vivante ou se faire interroger oralement sur des notions de droit public (organisation et compétences des collectivités), de droit de la famille (naissance, nom, filiation, mariage, divorce...) ou de finances publiques (budget et ressources des collectivités).

Le concours adjoint administratif territorial

Contrairement aux concours de l'Etat et de l'hospitalière, réussir le concours adjoint administratif territorial ne donne pas accès directement à un emploi. C'est au candidat de postuler auprès d'une collectivité qu'il peut choisir n'importe où en France. Il peut aussi répondre à une annonce. Pour trouver des offres, rendez-vous sur le site emploi de Publidia.

Dans la fonction publique hospitalière, les épreuves du concours d'adjoint administratif hospitalier dépendent des hôpitaux qui recrutent.

L'adjoint administratif peut aussi être recruté sans passer de concours lorsqu'un avis est publié sur les sites des organisateurs publics. Le candidat est alors sélectionné sur dossier (lettre de motivation et CV). Si sa candidature est retenue, il passe un entretien devant un jury qui décide (ou non) de son recrutement. Il est alors employé dans le grade le plus bas d'adjoint administratif en catégorie C.

En 2013, 3969 adjoints administratifs de 2ème classe ont été recrutés sans concours en catégorie C par la fonction publique territoriale (DGAFP, rapport annuel 2015). Ils étaient 3365 en 2012.

Les perspectives de recrutement

Les recrutements d'adjoints administratifs par concours externe sont stables dans la fonction publique d'Etat, plus de 300 par an - mais ont fortement baissé dans la fonction publique territoriale : de 1740 en 2010 à... 150 en 2011 à 190 en 2012 ! (source : rapports annuels DGAFP). Avec les départs en retraite à venir, les embauches devraient repartir jusqu'en 2018.

Témoignage : Sylvie F., d'agent administratif territorial à adjoint administratif d'Etat

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