« Le dossier administratif est une sorte de photographie de l'état administratif de l'agent et de sa position dans le service, au même titre qu'une pièce d'état civil. Il est le reflet de la carrière de l'agent, décrit Christelle Mazza, avocate spécialisée en droit public dans son livre "Fonction publique : guide juridique et pratique de la gestion de carrière des agents titulaires et contractuels" (Ed. du Puits Fleuri, 2013). Il constitue à la fois un outil de gestion des ressources humaines et un moyen de protéger l'agent en cas de procédure disciplinaire ».

Quels éléments composent le dossier administratif individuel d'un agent public ?

Ce sont les arrêtés portant sur le recrutement, l'avancement d'échelon ou de grade, les sanctions disciplinaires, les mutations, les licenciements, la cessation de fonction, l'admission à la retraite, les congés maladie, le congé parental, le détachement, la disponibilité, la réintégration, le temps partiel, la mise à disposition, et toutes les demandes qui correspondent à ces différents changements.

On y trouve aussi les fiches annuelles de notation, les copies de diplômes, les attestations de formation, de stages, les demandes de formation, les extraits de procès-verbaux des jurys de concours ou des commissions administratives paritaires, les pièces d'état-civil prouvant la nationalité, l'âge, l'accomplissement du service national, la situation familiale.

Enfin, tous les différents courriers que l'agent adresse à sa hiérarchie ou vice-versa : les lettres de mise en demeure, les demandes de communication du dossier administratif, les recours gracieux...

Les documents qui ont trait à des sujets ponctuels (changement d'adresse, demande de congés annuels, bulletins de paie...) et qui n'ont aucune influence sur l'état-civil ou la carrière de l'agent sont archivés ou détruits (circulaire FP 1430 du 05/10/1981).

Ce que ne contient pas un dossier administratif : les opinions ou activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l'agent.

Bon à savoir
Chaque document ajouté au dossier administratif est numéroté et classé par ordre chronologique ce qui assure qu'aucun acte n'a été ni perdu, ni supprimé, ni subtilisé, ni rajouté à l'insu de l'agent.

Vous voulez consulter la totalité ou une partie de votre dossier ?

Il est conseillé d'envoyer une demande écrite (avec accusé de réception) au service des ressources humaines. Votre demande n'a pas besoin d'être motivée. Vous pouvez la répéter autant de fois que vous le désirez. Vous pourrez consulter votre dossier sur place ou vous faire envoyer des photocopies à vos frais. « La consultation régulière du dossier administratif permet de retrouver les éléments intéressant la carrière de l'agent et de relever le cas échéant des éléments de preuve en cas de contentieux, indique Christelle Mazza. Il peut devenir nécessaire de le consulter lorsqu'on s'étonne d'une éventuelle stagnation de carrière, d'un refus de mutation ou que les relations dans le service se dégradent et que l'on soupçonne un supérieur hiérarchique d'établir un rapport sur la manière de servir de l'agent ».

Depuis 2011, le dossier administratif peut être tout ou partie dématérialisé.

Et le dossier médical ?

Il ne fait pas partie du dossier administratif individuel de l'agent public « pour des raisons de secret médical ». Le service des ressources humaines ne peut pas le consulter. Par contre, vous pouvez demander à ce qu'on vous le communique directement ou par l'intermédiaire d'un médecin que vous désignerez (loi n°2002-303 du 4 mars 2002, code de la santé publique, art. L. 1111-2 et L. 1111-7).

Que devient le dossier administratif
- en cas de détachement ou de mise à disposition de l'agent ? Il continue à être géré par l'administration d'origine.
- en cas de mutation ou d'intégration du fonctionnaire ou d'embauche de l'agent contractuel par une autre administration ? Il est transféré à l'administration d'accueil.